Ineens zit je in allerlei digitale vergaderingen, presentaties en colleges en moet je tegen je webcam praten. Hoe kun je jouw boodschap goed overbrengen tegen een camera? En hoe kun je ervoor zorgen dat alles zo optimaal mogelijk werkt?
Het is eigenlijk nog nooit zo belangrijk geweest om digitaal te communiceren. Het goede nieuws: met videobellen kan dat heel erg goed! Je kunt oogcontact maken, expressie en lichaamstaal zien, en de tone of voice horen. In deze blog geven wij je een aantal praktische tips en handige tools voor virtuele colleges, presentaties en vergaderingen.
TIPS
- De basis op orde.
Dit klinkt natuurlijk voor de hand liggend, maar het is wel belangrijk. Zorg voor:
– Een goed werkende internetverbinding.
– Genoeg licht, zodat je zichtbaar bent.
– Een gedegen camera en microfoon.
-Rustige achtergrond. - Maak afspraken
Het is natuurlijk heel irritant als iedereen tegelijk begint te praten. Daarom is het goed om afspraken met elkaar te maken. Wijs bijvoorbeeld een gespreksleider aan en laat elkaar uitpraten. Wat ook helpt (misschien voelt het in het begin een beetje gek) is om het aan te geven als je iets wil zeggen. Steek bijvoorbeeld je hand op of verstuur een 👋 in de chat. Wanneer je niet aan het woord bent, zet jezelf op mute. Zet alleen je microfoon aan als je ook echt aan het woord bent. Dan heeft niemand last van achtergrondgeluiden. - Kijk in de cameralens, en niet naar jezelf!
Het is misschien een beetje gek, maar probeer te kijken in de cameralens als je aan het woord bent. Als je naar jezelf of je scherm kijkt, kijk je langs de cameralens – en maak je dus geen oogcontact met de rest. Vooral tijdens presentaties is dit van groot belang. - Zorg voor goede audio
Zorg voor goede audio. Het is irritant om veel moeite te moeten doen om iemand te verstaan. Ga dus niet in een ruimte zitten met galm, en als het kan: doe een headset op of doe oortjes in. Dan worden alle achtergrondgeluiden automatisch gefilterd. - Reserveer genoeg tijd voor je meeting
Het blijft altijd even stoeien. Heeft iedereen de camera aan staan? Doen de microfoons het? Nog even op zoek naar een koptelefoon of de oortjes nog even uit de knoop halen… Zorg dat je hier rekening mee houdt. Plak een kwartier of halfuurtje extra in voor je meeting. Beter korter dan gedacht, dan langer dan gepland. - Full screen of gallery view
In sommige tools kan je kiezen tussen full screen of gally view. In het eerste geval zie je degene die praat groot in beeld. Bij gallery view zie je alle deelnemers even groot in beeld en verschijnt er een kader om degene die praat. Dit kijkt vaak wat rustiger dan steeds een verspringend beeld van diegene die aan het woord is.
Onze laatste tip: oefening baart kunst. Wij vergaderen nu ongeveer een maand vanuit thuis, maar ook wij merken het nu al: hoe vaker je videobelt, hoe ‘normaler’ het wordt.
TOOLS
- Whereby
Een echte aanrader: de tool Whereby. Hiermee kun je heel makkelijk gewoon in je browser (dus zonder programma) met je teamgenoten videobellen. Het grote voordeel is dat je nergens hoeft in te loggen of een account hoeft aan te maken. Het enige wat je moet doen, is je naam invullen. Je maakt een room aan, die krijgt een eigen URL en deze kun je delen. Klikken mensen op de link? Dan zitten ze bijna direct bij je in de videocall. - Skype
Skype is misschien wel de bekendste tool voor gratis beeldbellen. Een groot voordeel aan Skype is dat je naast je videochat je ‘typechat’ kunt openen. Hierdoor kun je onder het videobellen bijvoorbeeld linkjes met elkaar delen of aantekeningen maken. Daarnaast kun je in Skype ook heel gemakkelijk zien wanneer de ander beschikbaar is en kun je je eigen status aanpassen. Om Skype te gebruiken moet je Skype downloaden, een account aanmaken en moet de andere persoon ook een Skype-account hebben. - Miro
Miro, voorheen RealtimeBoard, is ook een echte aanrader voor online samenwerkingen. Het is makkelijk om samen aan een mindmap of visualisatie van een process te werken. Miro is handig voor productontwikkeling, UX-onderzoek en -design. De tool beschikt over een gratis versie. Je kunt alle soorten bestanden en formats kwijt op één ‘whiteboard’, dat je oneindig kunt uitzoomen. Tegelijkertijd kun je in hetzelfde document videobellen. Handig voor onze new media design studenten! - Zoom
Zoom is een echte business-tool voor videobellen met veel medewerkers tegelijkertijd. Met uitstekende audio- en videofunctionaliteiten. Er kunnen tot 1.000 personen tegelijk videobellen waarnaast er nog 10.000 mee kunnen kijken. Een nadeel: je kunt maar 40 minuten achter elkaar beeldbellen. Een goede tip dus voor teams die graag korter en effectiever willen vergaderen. 😛 - Eyeson
Eyeson is een videomeeting-app die werkt vanuit je browser. Er is dus geen installatie nodig. Andere deelnemers kun je simpelweg uitnodigen via een link. Een handige functie van deze app is dat je videomeetings kan opnemen en bewaren zodat je het overzicht behoudt. - Hangouts Meet (Google)
Het enige wat je nodig hebt om te vergaderen via Hangouts Meet, is een Google-account. (En natuurlijk een computer met camera, microfoon en internet 😉). Het handige aan deze tool, is dat de gesprekken automatisch worden gesynchroniseerd tussen verschillende apparaten. Heb je een vergadering gestart op je computer? Dan kun je gewoon doorgaan met chatten op je telefoon. Je kunt de proefversie twee weken gratis gebruiken. Een leuke bijkomstigheid: als je via werk veel gebruik maakt van de Google-producten (Gmail, Agenda, Drive, Documenten, Spreadsheets, etc.) kun je deze programma’s handig naast elkaar gebruiken.
Heb jij nog een mooie tip of tool voor online vergaderen, presenteren of het volgen van online colleges? Laat het ons vooral weten!
