Bijna een jaar geleden nam ik een sprong in het diepe. Ik zag een vacature voorbij komen voor voorzitter bij Kweek Communicatie. Klonk tof, maar had ik daar wel genoeg tijd voor naast mijn master Bedrijfscommunicatie en Digitale Media? Ennuh, voorzitter, was dat niet wat te hoog gegrepen? Ik besloot de stap te wagen en gewoon te solliciteren. Met positief resultaat. Een paar dagen later kreeg ik een telefoontje; ik werd de nieuwe voorzitter van Kweek. Ja, en dan? Ineens sta je samen met 3 andere studenten aan het roer van je eigen communicatiebureau. Benieuwd wat je als voorzitter doet en wat deze ervaring je brengt? Ik vertel het je in deze blog!
Als voorzitter zijn je voornaamste taken om het overzicht te houden van wat er speelt binnen Kweek en om de wekelijkse vergadering voor te bereiden. Daarnaast ben je het eerste aanspreekpunt van Kweek, dus je hebt veel contact met externe partijen als de universiteit, opdrachtgevers of andere bedrijven. Aangezien het een part-time functie is, ben je in totaal ongeveer 3-6 uur per week met deze taken bezig (afhankelijk van wat er allemaal speelt). Super goed te combineren met je studie dus!
Mijn week als voorzitter
Om je een wat beter beeld te geven van hoe mijn functie er in de praktijk uitziet zal ik je een inkijkje geven in mijn Kweek-agenda.
Maandag:
13:30-14:00. Een online meeting waarin ik met een bedrijf ga sparren over een workshop die we samen gaan organiseren.
Dinsdag:
11:30. Ik neem de trein en bereid in de trein de vergadering voor vanmiddag voor. Hier ben ik ongeveer een half uur mee bezig. Ik maak een overzicht van belangrijke mailtjes die zijn binnengekomen en zaken over opdrachten of workshops die we moeten bespreken. Eerst nog een college volgen!
15:00-16:45. Kweek vergadering op de campus. We vergaderen 1 keer per week, zodat we weer op de hoogte zijn van alle zaken. Onderling spreken we altijd af wanneer de vergadering het beste uitkomt. Meestal hebben we een uurtje nodig voor de vergadering
Woensdag:
14:00. Er staat een nieuwe social media post op de planning. Deze maak ik vast in Canva zodat deze vrijdag online kan!
Vrijdag:
11:15. Er komt een mailtje binnen van een potentiƫle opdrachtgever. Even een mailtje tikken om terug te sturen!
Mijn 5 grootste lessen van het bestuursjaar
Ondanks dat je dus ook genoeg tijd overhoudt voor andere dingen, steek je toch onwijs veel op van een bestuursjaar. Als ik terugkijk op afgelopen jaar zijn er specifiek 5 dingen die ik heb geleerd of heb verbeterd.
- Verantwoordelijkheid nemen.
Wist je dat er geen hoger bestuur van Kweek is vanuit de universiteit? Dat betekent dat wat jij beslist direct wordt doorgevoerd. Best een grote verantwoordelijkheid dus. Dat kan soms best spannend zijn. Wat doe je bijvoorbeeld als een opdrachtgever zich niet aan de afspraken houdt? Je leert hierdoor meer de leiding te pakken en zelf knopen door te hakken in plaats van op andere mensen terug te vallen. Natuurlijk heb je wel altijd je bestuursgenootjes of oud-bestuursleden waar je mee kunt sparren! š - Netwerken / professionele contacten leggen.
Als voorzitter ben jij het eerste aanspreekpunt van Kweek, dus het komt regelmatig voor dat je mensen moet bellen of mailen. Hierdoor merk ik toch dat ik nu net wat sneller de telefoon pak dan voorheen. Ook heb ik nu binnen een mum van tijd een zakelijk mailtje opgesteld. We gaan daarnaast we wel eens naar een open coffee om te netwerken. Dit is super leuk en leerzaam om eens te ervaren! - Plannen.
Natuurlijk leer je tijdens je studie ook plannen, maar tijdens je bestuursjaar heb ik echt geleerd hoe je meer op lange termijn plant en ook de planning van andere mensen meeneemt in je planning. Voor het plannen van een workshop moet je bijvoorbeeld vaak al twee maanden van tevoren uitdenken wanneer de promotie ervan online komt, via welke kanalen, wanneer er reminder stories worden geplaatst en wie deze gaat maken. Daarbij moet je ook rekening houden met hoeveel de andere bestuursleden al op hun bordje hebben, zodat het werk gelijk verdeeld wordt. - Content maken.
Samen met de andere drie bestuursleden houd je je niet alleen bezig met bestuurlijke taken, maar verbeter je ook je skills op communicatiegebied. Je maakt bijvoorbeeld wervende promo voor workshops, maakt social media posts, schrijft nieuwsbrieven en blogs, neemt podcasts op, onderhoud de website etc. Je hebt hierbij alle vrijheid om te experimenteren en nieuwe ideeƫn te bedenken. - Samenwerken.
Je herkent het vast wel, ieder semester heb je wel zoān groepsopdracht waarbij je groepsleden hebt die vrij weinig uitvoeren of waarmee de samenwerking niet erg vlot verloopt. Tijdens een bestuursjaar heb je samen met drie andere studenten de verantwoordelijkheid over Kweek en werk je nauw samen. Een goede samenwerking is dus essentieel om professioneel te kunnen werken! Het is daarom bijvoorbeeld super belangrijk om heel duidelijke afspraken te maken zodat iedereen weet wat gedaan moet worden en er geen verwarring ontstaat.
Inmiddels zit mijn bestuursjaar er bijna op. Wie weet neem jij mijn stokje over? Mocht je twijfelen of een plekje in het bestuur iets voor jou is, dan wil ik je meegeven dat je je niet moet laten tegenhouden door twijfels en je deze kans gewoon moet pakken als het je tof lijkt! Ik had het niet willen missen. Als je vragen hebt over de functie mag je me altijd een mailtje sturen via voorzitter@kweekcommunicatie.nl! Ik beantwoord ze graag!