“Beste dhr. A. Jansen”, aldus de aanhef die ik gebruikte toen ik een mail moest sturen naar mijn fictieve docent Albert Jansen. Misschien dat jij ook gevoelsmatig aanvoelt dat hier iets niet aan klopt? Maar wat is dan wel de juiste aanhef? Hoe pak ik dit aan?

Wat is de norm?
Het gaat hier om de vraag: “wat is de norm?” De vraag naar deze norm ontstaat uit keuzemogelijkheden. Begin ik mijn mail met “Geachte” of met “Beste” en wat komt daarna? Deze keuzemogelijkheden zorgen voor onzekerheid: wat moet ik doen?

Om hier duidelijkheid over te krijgen, begin ik automatisch met een intuïtieve analyse van de gebruikscontext. Een e-mail is met één druk op de knop verstuurd waardoor de ‘drempel’ vele malen lager is dan bij het versturen van een brief. Een e-mail is vertrouwelijk en simpel, wat impliceert dat de statusverschillen kunnen verdwijnen. Moet ik als tweedejaarsstudent mijn hoogleraar aanspreken met het formele “Geachte” of met het informele “Beste”? Kijkend naar de gebruikscontext, kom ik tot de conclusie dat e-mail een vrij informeel medium is en naar mijn mening “Beste” hier volstaat. Maar het voelt dan weer niet goed om mijn hoogleraar te behandelen als mijn buurman, waardoor ik mijn aanhef vervolg met “dhr” of de “heer”.

Congruentie
En daar gaat het fout. Ook in een e-mail moet congruentie bestaan. Dat wil zeggen: begin je de aanhef in een mail formeel, dan moet het tweede deel van deze aanhef ook formeel zijn. Dit resulteert in “Geachte heer Jansen” of “Beste meneer Jansen”, maar geen combinatie hiervan. Mooi, dat weten we dan, maar nu? Voor welke van de twee opties gaan we?

Het probleem zit hem niet zozeer in de taal, maar in de inschatting van het communicatieprobleem: hoe formeel of informeel is de ontvanger? Je zou kunnen redeneren volgens de zogenaamde zekerheidsredenering. Je kiest in dat geval voor “Geachte” voor het geval dat de ontvanger dit waardeert. Het nadeel van deze formele aanhef is dat deze afstand creëert, wat nadelig kan zijn voor jou als ontvanger.

Keuzes maken: de criteria
Tijd dus voor een goede onderbouwing van onze keuze. Het kiezen van de juiste aanhef hangt af van drie criteria. Volgens het eerste criterium moet de aanhef consistent zijn. Dat wil zeggen dat je kiest voor “Geachte heer” of voor “Beste meneer”. Check. Daarnaast moet je rekening houden met het verschilcriterium. Toegepast op deze situatie ligt het verschil erin dat “meneer” meer spreektaal is dan de “heer”, waardoor de laatste aanhef in dit geval wenselijk is. Volgens het systeemcriterium staat “meneer” voor een groet en de “heer” voor een aanhef. Aangezien het hier om een aanhef gaat, is de “heer” dus wederom de juiste keuze.

Waren we eerder enkel bezig met intuïtief aanvoelen wat ‘juist’ is, nu kunnen we ons gevoel onderbouwen! Aan de hand van deze drie criteria kunnen we simpel aangeven dat het beter is om je hoogleraar via de mail met “Geachte heer” aan te spreken. En dat is precies wat een goede tekstschrijver doet: de intuïties die we hebben onderbouwen met argumenten. Assistentie nodig bij het maken van jouw taalkeuzes? Wij denken graag mee.

Kleine noot: Krijg je vervolgens een mail terug in de trant van “Hoi Inez”, dan kun je overgaan tot “Beste meneer Jansen”. Zo kan er nog een heel blogbericht worden geschreven over het aanpassen op de ontvanger, laat staan over hoe je om moet gaan met statusverschillen.