Partners - Werken bij Kweek
  • Kweek is het communicatiebureau van en door studenten Communicatie- & Informatie-
    wetenschappen aan Tilburg University.

  • In de collegebanken doen we kennis op die we voor je in de praktijk brengen. Dat doen we sinds 2008, met veel plezier.

    Zie de resultaten

avatar

07-06-2012, Taal & Tekst

Beleidsteksten (her)schrijven: uitdagender dan je denkt

Toegegeven, ik was ook sceptisch. Met beleidsstukken aan de slag: als dat niet slaapverwekkend is? Toch denk ik er anders over sinds ik eind mei tijdens het symposium Tekst en communicatie in beleid: hoe woorden werkelijkheid worden hoorde wat er zoal bij komt kijken. Dat was een interessante themamiddag, georganiseerd door masterstudenten Tekst & Communicatie aan de Universiteit van Amsterdam.

Vijf sprekers vertelden over hun ervaringen met het heikele punt waar beleid en tekst elkaar ontmoeten. Uit de verhalen filterde ik een aantal uitdagingen voor iedere tekstschrijver/communicatieadviseur die met beleidsstukken aan de slag mag.

Ambtelijk proza

Filosoof en psycholoog Kees Kraaijeveld was de eerste die het woord kreeg. Met zijn Argumentenfabriek helpt hij organisaties om hun beleid in kaart te brengen. Letterlijk, want het bedrijft visualiseert de benodigde informatie over het beleid (het doel, de huidige situatie, de gewenste situatie, geplande acties, de voors en tegens) en maakt daar overzichtelijke kaarten van. “Want lange teksten, wie leest die nou nog?” vroeg Kraaijeveld zich hardop af.

25-05-2012

De meeste mensen zitten inderdaad niet op langdradige brieven te wachten. Helaas schijnt de gemiddelde ambtenaar daar lak aan te hebben. Jara Hof, communicatieadviseur bij de gemeente Drechterland, nam het stokje van Kraaijeveld over en las een brief voor die barst van wat zij ambtelijk proza noemt. De zaal kon hartelijk lachen om het wollige taalgebruik. Daarmee kwam het probleem nog eens goed aan het licht: er is een kloof tussen overheid en burger.

Hof vertelde over haar pogingen om de ambtenaren met wie ze werkt bewust te maken van de lezer. Als voorbeeld legde ze uit wat ze veranderd heeft aan de structuur van de brieven die haar gemeente verstuurt. Waar de lezer vroeger eerst door een taai middenstuk moest komen om te ontdekken waar de brief om ging, wordt het punt nu meteen duidelijk: het standpunt en/of de beslissing van de gemeente komt eerst, dan volgt de motivering en ten slotte wordt het standpunt nog eens herhaald.

Dit is gebaseerd op de vier argumentatiefasen van de pragma-dialectiek (TiU-studenten: als je Retorica & Argumentatie hebt gevolgd, weet je ervan). Zo probeert Hof stap voor stap de communicatie naar de burgers helderder te maken.

Een voortdurende worsteling

En dat is een pittig proces. Zelfstandig taaladviseur Henk Riphagen sloot zich erbij aan: het begrijpelijker maken van overheidscommunicatie is in zijn ogen een voortdurende worsteling. Hij heeft ambtenaren vaak horen zeggen dat ze deftig taalgebruik bij hun vak vinden horen. Gevolg: een overdosis lange, onsamenhangende zinnen, passieve zinnen, tangconstructies en vaagtaal.

Daar weet iedere tekstschrijver wel raad mee, maar zie je keuzes maar eens goedgekeurd te krijgen. “De bedrijfscultuur beïnvloedt de schrijfstijl,” benadrukte Riphagen, “en je moet eigenwijs zijn om dat te doorbreken.” In organisaties waarvan de bedrijfscultuur niet toelaat dat de stijl toegankelijker wordt, is het slim om druk van bovenaf of buitenaf uit te oefenen, stelde hij.

Van bovenaf wil zeggen vanuit de directie/leiding. Die moet je er bijvoorbeeld op wijzen dat een gebrek aan begrijpelijke communicatie kan leiden tot een imagoprobleem. Daarnaast zorgt het waarschijnlijk voor onnodig veel werk voor de klantenservice. Duidelijkere teksten leveren minder vragen op: daarmee verlicht je de werkdruk van die afdeling.

Liever begrijpelijk beleid maken dan beleid begrijpelijk maken

Ook de ambtenaren zelf anders laten kijken naar communicatiewerk zorgt vaak voor een eye-opener, vertelde Charlene Verweij. Zij werkt als communicatieadviseur bij de gemeente Amsterdam. Daar is communicatie niet alleen de schakel naar de buitenwereld, maar een integraal onderdeel van het werk, dankzij de methode Factor C. “Liever begrijpelijk beleid maken dan beleid begrijpelijk maken,” luidt het credo, want “beleid moet op zichzelf communicatief zijn.” Als communicatieadviseur bewaakt Verweij het perspectief in de teksten: er moet vanuit de ontvanger worden gedacht.

De laatste spreker, Arjen Ligtvoet van bureau Tekstridder en ook bekend van Vaagtaal, kwam met een interessante wending: op een bondig, begrijpelijk advies van twee pagina’s zit men niet te wachten (“Al dat geld voor die twee pagina’s?!”, dat idee). Daarom zie je vaak een dik boekwerk en zit het concrete advies achteraan verstopt. In de tientallen pagina’s vol (op z’n vaagtaals) managementspeak vind je veel woordkitsch en beleidsbabbels. Ligtvoet liet de zaal lachen met mooie voorbeelden: laat jezelf op vaagtaal.nl eens verrassen door de bizarre vormen van vaag taalgebruik.

Om acceptatie van de burger/lezer te bereiken, stelde Ligtvoet, moet je nooit negatief maar altijd positief schrijven (zeg niet een kwart van de koeien moet worden geslacht’ maar ‘driekwart van de koeien zal het overleven’), vanuit de organisatie schrijven, nooit ironie/sarcasme/overdrijvingen gebruiken, en je inhoud extra in de verf zetten door middel van voorbeelden en vergelijkingen.

Een interessante middag kwam tot een einde met een discussie tussen de zaal en de vijf sprekers. Het ging onder meer over het verschil tussen beleidsteksten en commerciële teksten als het gaat om strategisch schrijven: moet je in beleidsteksten altijd eerlijk informeren en nooit manipuleren? Ook intrigerend was de vraag of je als tekstschrijver wel of niet meegaat met je klant als die graag ziet dat je wél wat chiquere, wolligere taal gebruikt. Arjen Ligtvoet reageerde gevat dat het best een uitdaging is om ‘binnen randvoorwaardelijke kaders’ een aansprekende tekst te schrijven. Nog vijf uitdagingen voor tekstschrijvers/communicatieadviseurs, gedestilleerd uit dit hele (lange, sorry) verhaal:

5 uitdagingen bij het (her)schrijven van beleidsteksten

1) Laat ambtenaren inzien dat moeilijk taalgebruik helemaal niet bij hun werk (of status) hoort;

2) Geef ambtenaren een beter beeld van de rol en het belang van de communicatieadviseur;

3) Zorg dat de lezer centraal staat en dat begrip en daarmee duidelijke taal vooropstaat;

4) Maak duidelijk dat er zonder begrijpelijke communicatie een imagoprobleem is of kan ontstaan;

5) Maak duidelijk dat heldere teksten het aantal binnenkomende vragen kan doen verminderen, zodat de druk op de klantenservice daalt.

Zoals Charlene Verweij zei: “Liever preparatie dan reparatie.” Succes, tekstschrijvers en beleidsmakers!